Veri işleme sözleşmesi

1. Taraflar, kapsam ve tanımlar

Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("VİS"), Miaventi ("Miaventi", veri işleyen) ile platformu kullanan müşteri ("Müşteri", veri sorumlusu) arasında akdedilen sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. "Kişisel veri", "işleme", "veri sorumlusu", "veri işleyen" ve "ilgili kişi" gibi terimler, uygulanabildiği ölçüde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve (AB) 2016/679 sayılı Tüzük ("GDPR") uyarınca anlam kazanır. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda bu VİS ile ana sözleşme arasında çelişki bulunması halinde bu VİS hükümleri geçerlidir.

2. Konu, süre, işlemenin niteliği ve amacı

Miaventi, kişisel verileri platformun sunulması amacıyla işler: Müşteri'nin etkinlikleri için kayıt, biletleme, davetiye, check-in, etkileşim, sanal etkinlik, stand, iletişim ve raporlama işlevlerinin barındırılması. İşleme faaliyeti, sözleşme süresi boyunca ve 9. maddeye göre iade veya silme gerçekleştirilene kadar devam eder.

3. Veri türleri ve ilgili kişiler

• İlgili kişiler: katılımcılar ve kayıt olanlar, davetliler, konuşmacılar, stand personeli ve ziyaretçileri, sponsorlar, Müşteri kullanıcıları ve ekip üyeleri.
• Veri türleri: kimlik ve iletişim bilgileri, görev ve şirket bilgileri, kayıt ve bilet verileri, kayıt sorularına verilen yanıtlar, check-in ve katılım kayıtları, etkinlik etkileşimi (sorular, anket yanıtları), iletişim tercihleri, fatura bilgileri ve teknik veriler. Hangi alanların toplanacağı Müşteri tarafından belirlenir.
• Platform, özel nitelikli kişisel veri gerektirmemektedir; Müşteri, geçerli bir hukuki dayanağa sahip olmadıkça ve Miaventi'yi bilgilendirmedikçe bu verileri serbest metin veya özel alanlar aracılığıyla toplamayacaktır.

4. Belgelenmiş talimatlar doğrultusunda işleme

Miaventi, kişisel verileri yalnızca Müşteri'nin belgelenmiş talimatları (bu VİS, ana sözleşme ve Müşteri'nin platform ayarlarını kullanımı) doğrultusunda işler; hukuki bir zorunluluk bulunması halinde, izin verilen ölçüde Müşteri'yi önceden bilgilendirir. Bir talimatın hukuka aykırı olduğu kanaatine varması halinde Miaventi, Müşteri'yi bu hususta bilgilendirir. Talimatların hukuka uygunluğundan, ilgili kişilerin aydınlatılmasından ve gerekli açık rızanın alınmasından Müşteri sorumludur.

5. Gizlilik ve güvenlik

Miaventi, kişisel verileri işlemeye yetkili kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında bulunmasını sağlar ve uygun teknik ve idari tedbirleri uygular: organizatör düzeyinde veri ayrımı, rol tabanlı erişim, oturum koruması, iletimde şifreleme, denetim kayıtları ve olay müdahalesi. Miaventi bu tedbirleri geliştirebilir; ancak genel koruma düzeyini önemli ölçüde düşürmez.

Miaventi, platformun sunulması için alt işleyenlerden hizmet alabilir ve Müşteri bu kapsamda genel yetki verir. Miaventi, her alt işleyene bu DİS’ten daha az koruma sağlamayan yazılı yükümlülükler getirir ve alt işleyenlerinin edimlerinden sorumlu kalır. Güncel alt işleyen listesi Müşteri’nin talebi üzerine paylaşılır.

6. Yurt dışına aktarım

İşleme faaliyetinin Türkiye veya Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarım içermesi halinde taraflar, geçerli bir aktarım mekanizmasına dayanır: yeterlilik kararı, standart sözleşme hükümleri (KVKK bakımından m. 9 uyarınca standart sözleşme ve gerekli Kurum bildirimi dahil) veya mevzuatın kabul ettiği diğer mekanizmalar ile gerekli hallerde ek tedbirler. Müşteri, gerekli olması halinde bu belgelerin kendi adına akdedilmesi hususunda Miaventi'ye yetki verir.

7. Müşteri'ye yardım

Miaventi, işlemenin niteliğini dikkate alarak Müşteri'ye şu hususlarda yardımcı olur: ilgili kişi taleplerinin (erişim, düzeltme, silme, taşınabilirlik, itiraz) platform araçları aracılığıyla veya talep üzerine yanıtlanması; güvenlik, ihlal bildirimi, etki değerlendirmesi ve ön danışma yükümlülüklerinin yerine getirilmesi; mevzuata uygunluğun gösterilmesi. Miaventi'ye doğrudan iletilen ve Müşteri'nin verilerine ilişkin talepler, aksi yönde talimat verilmedikçe esasa ilişkin yanıt verilmeksizin Müşteri'ye iletilir.

8. Kişisel veri ihlali

Miaventi, Müşteri'nin verilerini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrenmesinin ardından gecikmeksizin ve her halde 48 saat içinde, mevcut bilgiler çerçevesinde (ihlalin niteliği, veri kategorileri ve yaklaşık sayılar, olası sonuçlar, alınan tedbirler) Müşteri'yi bilgilendirir; Müşteri'nin yetkili otoriteye ve ilgili kişilere yasal süreler içinde bildirimde bulunabilmesi için güncel bilgi sağlar ve iş birliği yapar.

9. İade ve silme

Sözleşmenin sona ermesi halinde Müşteri, verilerini 30 gün boyunca dışa aktarabilir. Bu sürenin ardından Miaventi, kişisel verileri canlı sistemlerden 30 gün içinde, yedeklerden ise yedekleme döngüsüne uygun olarak siler veya anonim hale getirir; hukuki yükümlülük uyarınca daha uzun süre saklama gerekmesi halinde veriler korunmaya devam eder ve yalnızca bu amaçla işlenir.

10. Müşteri tarafından saklama

Kişisel verilerin saklama süresini veri sorumlusu sıfatıyla Müşteri belirler. Platform, sözleşme sona ermeden katılımcı verilerini kendiliğinden silmez. Müşteri, bir etkinliği dilediği zaman silebilir; bu işlem etkinliğe ait veri ve dosyaları tamamen kaldırır ve geri alınamaz. Müşteri'nin kanunen saklaması gereken kayıtlar (ör. fatura ve muhasebe kayıtları) etkinlikle birlikte silinir; bu nedenle Müşteri, söz konusu kayıtları silme işleminden önce dışa aktarmakla yükümlüdür. Miaventi, ilgili kişi taleplerinde 7. maddede belirtilen şekilde yardımcı olur.

11. Denetim

Miaventi, bu VİS'e uygunluğu göstermek için gerekli bilgileri (güvenlik belgeleri ve varsa bağımsız denetim raporları gibi) Müşteri'nin kullanımına sunar; Müşteri'nin veya görevlendirdiği denetçinin makul bir bildirim süresi vererek, mesai saatleri içinde, gizlilik yükümlülüğü çerçevesinde, diğer müşterilerin verilerine erişmeksizin ve ihlal ya da otorite talebi başka bir durumu gerektirmedikçe yılda en fazla bir kez gerçekleştireceği makul denetimlere izin verir.

12. Sorumluluk, uygulanacak hukuk ve değişiklikler

Tarafların bu VİS kapsamındaki sorumluluğu, kanunen sınırlandırılamayan sorumluluklar ve ilgili kişilerin hakları saklı kalmak kaydıyla ana sözleşmedeki sınırlara tabidir. Bu VİS'e, ana sözleşmeye uygulanan hukuk (Türkiye Cumhuriyeti hukuku) uygulanır ve ilgili yerin mahkemeleri yetkilidir. Miaventi, hukuki veya hizmete ilişkin değişiklikleri yansıtmak amacıyla bu VİS'i güncelleyebilir; esaslı değişiklikler Müşteri'ye bildirilir ve Müşteri, ana sözleşme uyarınca itiraz edebilir.